Twitter Dein Wissen – Knowledge Management durch Microblogging

Kürzlich traf mich eine der in Unternehmen immer wieder­kehrenden Diskussionen. „Wir brauchen ein neues Wiki für das Team, wo wir zentrale Infos bereit halten.“ Es wird über Struktur und Inhalte diskutiert, das Wiki wird eingerichtet und erster Content eingestellt. Vielleicht wird es eine Zeit lang leben, dann lässt das Engagement nach, den Content zu pflegen. Spätestens mit der nächsten Reorganisation ist die Wiki-Ruine perfekt. Der Pflegeaufwand übertrifft den erwarteten Nutzen der Beteiligten. Dies ist typisch für viele Ansätze im Knowledge Management von Unternehmen. Der Wunsch, Wissen und Erfahrung zugänglich zu machen, scheitert am Alltag. Dabei gibt es eine praktikable Alternative zu bisherigen Ansätzen: Microblogging.

Wenn man wie wir lange Jahre in einem Großunternehmen gearbeitet hat und sich dann in die Selbständigkeit aufmacht, gibt es die Chance, Dinge zu beobachten, die einem innerhalb der jeweiligen Sphären vielleicht gar nicht aufgefallen wären. Vor kurzem ergab sich wieder eine solche Gelegenheit.

„Barcamp? Was ist denn das?“

Barcamp
Kurz erklärt, ein Barcamp ist eine Konferenz (auch UnKonferenz genannt), bei der die Teilnehmer die Agenda morgens selbst bestimmen. Jeder kann eine Session anbieten. Das Themengebiet kann dabei frei oder eingegrenzt sein. Mehr hierzu auch unter Wikipedia.

Mitte November besuchten wir das Barcamp in Hamburg (#bchh13). Unsere erste Erkenntnis: das Konzept von Barcamps ist bei Kollegen aus dem Großunternehmen praktisch unbekannt. Nicht, dass sie die Idee nicht interessant finden würden, wenn man sie erklärt. Aber in großen Unternehmen sehen viele keine Notwendigkeit, sich um aktuelle Trends zu kümmern. Uns erging es da nicht anders.

Mit zunehmender Verbreitung (man schaue mal auf die Liste der Barcamps unter barcamp.org) hat sich eine eigene Barcamp-Community herausgebildet. Diese besteht zu großen Teilen aus Vertretern von Startups und kleineren Unternehmen, sowie aus Beratern und Freelancern. Teilnehmer großer Unternehmen sind hingegen eher selten anzutreffen.

„Wie lautet Dein Twitter-Name?“

Die nächste Erkenntnis: Ich bin auf dem Barcamp nie nach meiner Email-Adresse gefragt worden. Auf einem Barcamp gibt es nur eine Frage: „Wie lautet Dein Twitter-Name?“ Mein Glück: ich konnte auf meinen verwaisten Twitter-Account zurück greifen. Denn so recht hatte sich mir der Sinn von Twitter bis dato nicht erschlossen. Waren es doch eher der öffentliche Schlagabtausch zwischen Boris Becker und Oliver Pocher und Berichte aus Krisenländern, die ich mit Twitter verband.

Der Sinn von Twitter erschloss sich mir dann aber doch schnell: Twitter ist ein unglaublich effizientes und effektives Tool für die Selbstorganisation von Gruppen. Die Grundlage hierfür bilden 5 Elemente
Tweets zu #bchh13 Tweets zu #bchh13

  • Ein Tweet ist kurz (max. 140 Zeichen) und seine Erstellung kostet nicht viel Zeit
  • Tweets können über sog. Hashtags mit Schlagwörtern versehen werden. Z.B. findet man über den Hashtag #bchh13 alle Tweets zum Barcamp Hamburg 2013.
  • Über die Möglichkeit, Links und Bilder zu twittern, entsteht eine Art Meta-Verzeichnis zu einem Thema. So verweisen die Tweets zum Barcamp beispielsweise auf Bilder, Präsentationen und weiterführende Informationen zu den Sessions.
  • Jeder kann selbst entscheiden, welche Themen er über Twitter verfolgt und auf entsprechende Hashtags filtern. Dieses Verfahren ist wesentlich unverbindlicher als z.B. Email.
  • Man muss jemandem nicht kennen, um ihm auf Twitter zu folgen. Dadurch bilden sich schnell informelle Netzwerke. Man schaut einfach, wer für einen selbst relevante Informationen liefert.

Wie machen wir das Wissen verfügbar?

Zurück zur Diskussion über das Wiki. Solche Diskussionen zum Thema Knowledge Management drehen sich um Fragen wie: Wie sollen wir das vorhandene Wissen verfügbar machen? Erfahrungen teilen? Den richtigen Experten finden? Die Lösungsansätze sind immer ähnlich gelagert. Wir richten einen neuen Fileshare / Wiki / Portal / etc. ein. Jeder soll sein Profil pflegen, Informationen zentral ablegen, u.s.w.

Leider funktioniert der Ansatz eher selten. Dies hat verschiedene Ursachen:

  • Der zusätzliche Pflegeaufwand wird von den Beteiligten nicht lange aufgebracht. So veralten die Informationen mit der Zeit.
  • Die Vielzahl von Medien (Dokumente, Bilder, Videos, Präsentationen, …) führt zwangsläufig zu einer heterogenen Landschaft aus Plattformen und Technologien, um die Anforderungen sinnvoll abzudecken. Der Versuch, Einheitlichkeit zu schaffen ist zum Scheitern verurteilt.

Und dann ist da noch das Thema Email. Wer kennt nicht die vielen Emails mit Meeting-Protokollen, Links oder anderen Informationen? Ich bin mir oft nicht sicher, ob und wann ich sie brauchen werde. Die Mails, die ich nicht direkt lösche, wandern in irgendein Verzeichnis wo ich sie doch nie wieder anschaue.

Emails-Threads werden auch gerne genutzt, um mehr oder weniger interessante Diskussionen zu führen. Wer Glück hat ist auf dem Verteiler und bekommt relevante Informationen. Wer Pech hat ist auf dem Verteiler und nur genervt, dass sich die Inbox füllt. Wer nicht auf dem Verteiler ist bekommt gar nichts mit.

Microblogging erniedrigt die Schwelle, Informationen zu teilen

Da kommt das Paradigma von Twitter wie gerufen. Viele der angesprochenen Probleme (sicher nicht alle) im Bereich Knowledge Management könnten sich auf der Basis eines Microblogging-Ansatzes wie Twitter lösen lassen. Warum?
Twitter als Meta-Verzeichnis Twitter als Meta-Verzeichnis

  • Die Schwelle, Informationen zu teilen, ist sehr gering. Erstens muss ich mir keine Gedanken machen, die Inbox meiner Kollegen zu fluten. Und zweitens verlangt bei 140 Zeichen niemand einen ausufernden Roman. Will ich einen Link verschicken, muss ich ihn nur noch mit ein paar Schlagworten versehen und abschicken.
  • Die heterogene Informationslandschaft wird als gegeben akzeptiert. Das fehlende Meta-Verzeichnis wird über die Beteiligten durch die Verschlagwortung (Hashtags) dynamisch erzeugt.
  • Jeder kann sich an Diskussionen beteiligen. Man muss sich nicht vorher überlegen, wer hieran teilnehmen soll (im Gegensatz zu Email-Threads)

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht dies. Im Team besteht der Wunsch, eine Urlaubsübersicht zu pflegen. Der übliche Ansatz ist ein zentrales Excel-Sheet, eine Wiki-Seite, etc. Ich muss also den Urlaub im HR-System beantragen und dann in meinem Outlook-Kalender eintragen. Dann muss ich mich erinnern, wo das zentrale Excel liegt, welches ich nur einmal pro Jahr brauche, um den Urlaub erneut einzutragen. Mit großer Gewissheit wird dieses Excel praktisch nie einen konsistenten Stand haben. Wie einfach wäre dahingegen ein kurzer Tweet: „10.06. – 05.07. #urlaub2014“. Wer nun wissen will, wann Team-Mitglieder im Urlaub sind, filtert einfach auf den Hashtag #urlaub2014.

Ein Twitter-Ersatz muss her

Natürlich wird kein Unternehmen zulassen, dass wichtige Interna über Twitter verbreitet werden. Twitter selbst kommt also als Lösung nicht in Frage. Ich habe mich also mal nach einer Alternative umgeschaut. Und siehe da, es gibt eine Lösung basierend auf der Open Source Plattform WordPress. Irgendwie hat mich dies nicht überrascht, gibt es doch fast nichts, was es auf WordPress nicht gibt …

Screenshot P2 Screenshot P2Für WordPress gibt es das kostenlose Theme P2 (p2theme.com) der Firma Automattic (die gleichzeitig auch die WordPress-Plattform entwickelt). So lässt sich in kurzer Zeit und mit wenig Aufwand eine Lösung aufbauen, die genau die gewünschten Features liefert. Und das (abgesehen von der Hardware) kostenlos.

Die P2-basierte Lösung existiert schon einige Jahre und wird bereits erfolgreich von Firmen eingesetzt (Beispiele findet man bei marketpress.de oder Automattic). Aber alle Beispiele, die ich gefunden habe, stammen von kleineren Firmen, die aus dem ähnlichen Kreis stammen, wie die Barcamp-Community.

Problem und Lösung zusammenbringen

Bleibt die Herausforderung, die Idee in die Unternehmen zu tragen. Hier zeigt sich, wie wichtig es gerade für große Unternehmen ist, aktuelle Trends zu verfolgen und aufzugreifen. Unternehmen, die offen für solch neue Ansätze sind, schaffen sich einen strategischen Vorteil. Durch die geringen Kosten der Lösung basierend auf der weit verbreiteten WordPress-Plattform ist in diesem Fall die technische Hürde besonders gering.

Also, einfach mal ausprobieren!

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